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Einmal anmelden, alles nutzen
Start von portal.ekir.de
Was verbirgt sich hinter dem neuen Portal?
René Rausch: Das Portal ist eine neue IT-Plattform, die passwortgeschützt über den Browser zugänglich ist. Über diese Plattform werden wir zukünftig alle zentralen IT-Verfahren für die Evangelische Kirche im Rheinland bereitstellen. Wir beginnen mit einem Mailsystem und einem sicheren Cloudspeicher, mit einer Dudle-Umfrage und einer Konto-App zur Verwaltung der eigenen Daten. Geplant ist auch, in nächster Zeit das Meldewesen „Mewis NT“ in das Portal einzubinden. Mit dem Portal stellen wir also wichtige Online-Funktionen für die tägliche Arbeit bereit, die von Mitarbeitenden in unserer rheinischen Kirche gebraucht werden.
An wen richtet sich das Portal?
Klaus Lammertz: Das Portal richtet sich an alle Hauptamtlichen, die in der Evangelischen Kirche im Rheinland tätig sind, und auch an alle Ehrenamtlichen, die für ihre Tätigkeit Anwendungen wie ein Mailsystem und einen Cloudspeicher benötigen. Diesen Nutzerkreis wollen wir von unserer Seite auch nicht einschränken. Kirchenkreisen und -gemeinden raten wir aber, Absprachen zu treffen, welche Gruppen sich auf dem Portal registrieren sollen, damit auch alle, die in diesen Gruppen arbeiten, darauf zugreifen können.
Welche Vorteile bietet das Portal?
Lammertz: Vielfach nutzen zum Beispiel ehrenamtliche Mitarbeitende in der rheinischen Kirche für ihre Gremienarbeit bereits einen Cloudspeicher wie dropbox und teilweise auch private Mailkonten. Diese Anwendungen sind zwar nützlich, entsprechen aber nicht unseren kirchlichen Bestimmungen. Mit dem Portal stellen wir Anwendungen wie ein Mailsystem, einen Cloudspeicher und ein Umfragetool in einer sicheren und datenschutzkonformen Umgebung zur Verfügung. Bald hinzukommen werden weitere kirchliche Fachanwendungen. Das alles erleichtert die Arbeit für Haupt- und Ehrenamtliche enorm.
Rausch: Es gibt noch einen weiteren Vorteil: Heute haben die einzelnen IT-Systeme der EKiR wie das Mailsystem oder das Meldewesen „Mewis NT“ jeweils ein eigenständiges Anmeldeverfahren. Das heißt, Mitarbeitende müssen sich für jede Anwendung einen Benutzernamen und ein individuelles Passwort merken. Über das Portal ist ab sofort nur noch eine einzige, sichere Anmeldung nötig, um Zugriff auf alle bereits bereitgestellten Systeme zu erhalten. Auch die technische Unterstützung zu diesen Systemen vereinfachen wir, indem wir ein zentrales Helpdesk für das gesamte Portal bereitstellen.
Erleichtert das neue Portal auch Kirchenkreisen die Verwaltung ihres IT-Bereiches?
Lammertz: Kirchenkreise können wählen, ob sie das Portal für ihre hauptamtliche Verwaltung nutzen möchten. Wenn zum Beispiel ein Kirchenkreis sein eigenes Mailsystem vor Ort betreibt, können wir dieses Mailsystem – meist auch mit den heutigen Domainnamen – auf das Portal übertragen. Die Funktionalität bleibt somit bestehen, der Kirchenkreis muss aber seinen zusätzlichen, lokalen E-Mail-Server nicht zwingend weiter betreiben.
Ab wann können Mitarbeitende das Portal nutzen?
Rausch: Für die Nutzung des Portals ist eine einmalige Registrierung notwendig. Diese ist ab heute möglich. Mitarbeitende müssen dazu die Webseite https://portal.ekir.de aufrufen und auf „neu registrieren“ klicken. Dort bitten wir um einige Angaben zur Person sowie zur kirchlichen Stelle, für die die Person tätig ist. Nach dieser Registrierung wird eine sogenannte Vertrauensinstanz im jeweiligen Kirchenkreis die angegebenen Daten überprüfen. Anschließend erhält der Mitarbeitende per Post ein Schreiben, mit dem die Anmeldung abgeschlossen werden kann.
Lammertz: Die Registrierung steht ab jetzt allen offen, die auf dem Portal arbeiten möchten. Wir versuchen aber, bestimmte Gruppen in Phasen auf das Portal umzuziehen. Wir haben zunächst die Inhaberinnen und Inhaber eines ekir.de-Mailkontos gebeten, sich auf dem Portal zu registrieren. Das ist sehr wichtig, weil wir das alte Mailkontensystem bis zum Jahresende abschalten werden. Bis dahin müssen alle Konten auf das neue Portal übertragen worden sein. Im Oktober werden wir die Presbyterien gezielt über die Möglichkeiten des Portals informieren, damit jedes Presbyterium für sich entscheiden kann, ob es für seine Arbeit das Portal nutzen möchte.
Benötige ich bestimmte technische Voraussetzungen, um das Portal aufrufen zu können?
Rausch: Nein, das Portal ist nicht festgelegt auf bestimmte Geräte, bestimmte Betriebssysteme oder eine bestimmte Software. Der eigene Internetbrowser ist sozusagen das Eingangstor zum Portal. Ich kann von meinem PC, von meinem Mac, von meinem Laptop, von meinem Smartphone oder von meinem Tablet auf das Portal zugreifen. Nötig ist nur, dass ich mir für die Anmeldung einen sogenannten Sicherheitstoken anlege. Hier gibt es verschiedene Arten – kostenlose Apps, Software, oder den USB-Stick-ähnlichen Yubikey –,die ich je nach Endgerät verwenden kann.
Wozu brauche ich diesen Sicherheitstoken?
Rausch: Wir haben uns bei der Anmeldung gegen ein Kennwort im herkömmlichen Sinne entschieden und verwenden die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Das Passwort besteht aus einer persönlichen PIN, wie man sie von einer Bankkarte kennt, und einem zweiten Faktor: dem Sicherheitstoken. Dieser generiert pro Anmeldung ein einmaliges Kennwort. Dieses Verfahren ist besonders sicher und hat für Nutzerinnen und Nutzer trotzdem den Vorteil, dass sie sich nur ihre PIN merken müssen.
Wie geht es nun weiter?
Rausch: Wir haben noch einige Ideen, welche Fachanwendungen wir auf dem Portal einbinden möchten und wie wir bestehende Anwendungen erweitern können. Beim Mailsystem planen wir zum Beispiel, dass Nutzerinnen und Nutzer erkennen können, ob eine E-Mail sicher innerhalb des EKiR-Mailsystems transportiert wurde oder ob sie von extern übermittelt worden ist. Beim sicheren Mailverkehr erscheint dann eine Art grüne Fahne am Posteingang. Darüber hinaus denken wir auch über die Einführung einer einfachen und zuverlässigen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails nach.
Lammertz: Wichtig ist uns aber, dass wir mit dem Portal noch kein fertiges System anbieten, das allen Anforderungen entspricht. Wir haben eine Art Werkzeugkasten entwickelt, der bereits Funktionen beinhaltet, aber weiter ergänzt wird. Wir hoffen, dass es dazu auch Anregungen von den Nutzerinnen und Nutzern gibt, die durch ihre tägliche Arbeit mit dem Portal sehen, in welchen Bereichen noch Bedarf vorhanden ist.